Как использовать условное форматирование в Excel

Работа с большими объемами данных — одна из многих утилит Excel. Книжный формат сочетает в себе два измерения страницы, причем третье измерение обеспечивает возможность использования нескольких в одном документе и выполнения операций с данными из них. Не зря вычислительные мощности, обеспечиваемые первыми приложениями такого типа, еще в восьмидесятых годах были основным прямым путем проникновения компьютеров в офисы.

Со времен VisiCalc и SuperCalc, или бывшего эталона Lotus 1-2-3, до появления Microsoft Excel, эти приложения претерпели сенсационную эволюцию как с точки зрения функций, так и с точки зрения объема данных, которые они способны генерировать. Я до сих пор помню, например, ограничение в 256 столбцов в первых версиях Excel, с которыми я работал несколько лет назад. Теперь для подавляющего большинства потребностей возможностей электронных таблиц более чем достаточно.

Теперь, хотя Excel вполне способен управлять такими объемами данных, есть задачи, которые все еще столь же сложны, и, как правило, это те, которые ложатся на пользователя. И дело в том, что просмотр данных, который иногда можно выполнить только вручную, может быть сложным и утомительным и оставляет много места для ошибок. Очевидно, что мы можем использовать автоматические системы упорядочения, но в таблицах с несколькими столбцами мы можем предпочесть сохранить первоначальный порядок и визуально определить искомые значения в каждом из столбцов.

В этих обстоятельствах было бы наиболее практично иметь какую-то функцию, которая предоставила бы нам некий визуальный элемент, который помог бы нам идентифицировать значения, которые мы ищем, верно? Ну, правда, эта функция существует, она называется Условное форматирование и, как следует из ее названия, она применяет тот или иной формат к ячейкам в зависимости от их содержимого по отношению к остальной части диапазона, к которому применяется указанный формат .

Условное форматирование Excel, шаг за шагом

Чтобы лучше понять это, давайте рассмотрим это на примере. Представьте, что у вас есть список продаж за год по кварталам длинного списка коммерческих агентов. А справа — накопленный итог года по каждому из них. И вам нужно с первого взгляда определить поставщиков, которые продали больше всего в каждом квартале, и, конечно же, тех, кто достиг самого высокого общего оборота за год. Лист может быть примерно таким:

Как использовать условное форматирование в Excel

Поскольку на изображении показаны только 28 строк, это уже кажется немного утомительной задачей, но представьте, что список все еще находится внизу… что так и есть. Определение самых высоких (или самых низких) чисел в каждом столбце может быть утомительным. Однако с условным форматированием Excel вы сможете идентифицировать их в кратчайшие сроки и без права на ошибку.

Первое, что вы должны сделать, это выделить ячейки со значениями из первого столбца. Важно, чтобы вы не выбирали каждую ячейку в каждом столбце, так как вы хотите сравнить только значения каждого продавца за этот квартал друг с другом:

Как использовать условное форматирование в Excel

После того, как все значения выбраны, убедитесь, что на верхней ленте выбрана вкладка «Главная», и найдите кнопку «Условное форматирование». Затем нажмите на него, чтобы отобразилось меню

Как использовать условное форматирование в Excel

Как видите, этот инструмент предлагает огромный набор опций, а также возможность создавать собственные условные форматы. Однако для первого знакомства с функцией мы будем придерживаться предварительно разработанных форматов, которые идеально подходят для того, что нам нужно.

Форматы, сгруппированные в правилах для более высоких или более низких значений (второй пункт меню), позволят вам, как следует из названия, выделить самые высокие или самые низкие значения. Вы можете сделать это, выбрав фиксированное их количество или процент. Как видите, четыре записи в этом отношении предлагают вам «10» и «10%». Если это соответствует тому, что вы ищете, идеально, выберите тот, который вы предпочитаете. Но если вы хотите настроить число (или процент), нажмите «Дополнительные правила» и используйте окно, которое будет отображаться для указанной настройки.

Как использовать условное форматирование в Excel

После того, как вы выбрали и подтвердили условный формат, который хотите применить, количество выбранных вами значений будет выделено в столбце.

Как использовать условное форматирование в Excel

Имейте в виду, и это очень важно, что условное форматирование является динамическим, поэтому, если вы измените значение ячеек, все соответствующие изменения произойдут автоматически.

Как вы уже видели при изучении функции, условное форматирование предлагает вам несколько стилей, поэтому я рекомендую вам изучить их, пока не найдете тот, который лучше всего подходит для того, что вы ищете. На изображении ниже вы можете увидеть пять различных стилей условного форматирования, которые вы можете найти в Excel. В строке 2 под кварталом и над данными можно увидеть название каждого из них. И, как видите, варианты самые разнообразные

Как использовать условное форматирование в Excel

Если вам нравятся трюки с Excel, помните, что мы также рекомендуем эти три, которые облегчат вашу жизнь, и что мы также рассказали вам, как вычислять прямые правила трех в обратных, а также как вычислять различные типы процентов.

Дополнительная информация об Excel: Майкрософт

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *