Как я эффективно использую свой календарь

Когда я поступил в колледж, я быстро понял, что мой календарь будет одним из самых важных инструментов, помогающих мне в моем стремлении не полностью потерпеть неудачу в жизни.

Помимо занятий, мне также нужно было следить за своими подработками, клубами, мероприятиями, встречами. И моя школьная тактика, которая просто говорила:

— Эх, я запомню.

…не собирался больше резать.

Если подумать, эта тактика не всегда срабатывала и в старшей школе — вот почему я появился совершенно запыхавшись и в шортах-карго на церемонии награждения в выпускном классе. Все остальные были в костюмах и платьях. Упс.

Чтобы избежать повторения этой судьбы, мне пришлось выяснить, как использовать Календарь Google — мое любимое приложение-календарь и неотъемлемая часть моей жизни.

В этом посте я покажу вам, как я использовал Календарь Google в студенческие годы, а также как я использую его сегодня. Если вы используете другое приложение календаря, большая часть этого по-прежнему будет работать для вас (приложения календаря не слишком уникальны).

Быстрый захват

Прежде чем мы углубимся в детали, я хочу упомянуть, что Календарь Google является частью моей системы быстрого захвата. Вы спросите, что за система быстрого захвата?

Ну, пусть в моем шкафу будет рюкзак, полный сеток для бабочек и ультрагладких лесок.

Но нет… это просто набор приложений, которыми я пользуюсь. Однако все они служат одной очень важной цели.

Цель системы быстрого захвата состоит в том, чтобы как можно быстрее извлечь данные из вашей головы и передать их в надежную внешнюю систему.

Ваш мозг предназначен для генерации идей, а не для их хранения. Таким образом, вы хотите поместить задачи, события и другие фрагменты информации, которые генерирует ваш мозг, в системы, которые либо уведомят вас позже, либо которые, как вы надеетесь, вы проверите позже.

Система быстрого захвата

Одним из наиболее важных аспектов любого приложения в системе быстрого захвата является контекст, т. е. приложению требуется много информации, чтобы ее было легко найти и использовать.

Что, если вы запишете все, что проходит через ваш мозг — идеи для историй, номера телефонов, домашние задания, секретные правительственные секреты, загадочную тарабарщину, мысленно переданную через вас зловещими силами из другого измерения, — на стикерах и бросите их все в один большой чемодан? Какова вероятность того, что вы увидите заметку о контрольной по математике в пятницу? Не очень.

Так зачем упоминать об этом? Ну вот и причина…

Мой календарь не для задач

Когда-то я пытался запихнуть в свой календарь буквально все. Домашняя работа, дела, поручения, вы называете это.

Причина этого в том, что исторически я всегда доверял своему календарю больше, чем другим системам. Я позволял приложениям со списками дел переполняться старыми и неактуальными задачами, делая их почти бесполезными, пока я не заставлю себя выполнить сброс.

Однако я понял, что просто скрывал проблему, перекладывая задачи в календарь; вместо того, чтобы подкреплять свою неэффективность системами ведения дел, я ослаблял единственную систему, которая работала.

Сегодня я перестал это делать почти полностью. Большинство задач теперь идут в своей собственной системе (в настоящее время Todoist), а календарь зарезервирован только для событий или задач, которые необходимо выполнить в определенное время. Принцип заключается в том, что должна быть какая-то внешняя сила или причина для того, чтобы что-то сделать в конкретную дату и время, чтобы это попало в календарь.

С учетом сказанного, давайте перейдем к тому, как я использую свой календарь. Мне придется разделить это объяснение на две части, поскольку в студенческие годы я использовал его совершенно иначе, чем сегодня.

Как я использовал свой календарь в колледже

В колледже моя жизнь была расписана. Каждый день у меня были занятия, часы на подработке, клубы и другие мероприятия.

Кроме того, моя первая подработка (работа в центре технической поддержки кампуса) не имела фиксированного рабочего времени. Вместо этого каждую неделю высвобождалось огромное количество часов, и всем нам приходилось драться за них, как пираньям, сражающимся за корову, только с меньшей кровью и большим количеством пожилых профессоров, которые не могли понять, как центрировать заголовок в PowerPoint.

С плотным и постоянно меняющимся графиком мой календарь был моим спасательным кругом. Таким образом, я очень старался сделать его простым в использовании, и одним из моих основных способов сделать это было разделение моей жизни на разные компоненты и создание отдельных календарей для каждого.

У меня были календари для:

  • Классы
  • Работа
  • Экзамены
  • Мероприятия на территории кампуса и внеклассные занятия
  • Внештатная работа (встречи с клиентами)
  • Домашнее задание (обычно я использую это для планирования групповой работы)
  • «Другое» — питание, тренировки и т. д.

Вы можете увидеть, как выглядел мой календарь с такой структурой на этом скриншоте:

Календарь - Студент

У меня также был один «специальный» календарь (вы можете увидеть его синим цветом) для рабочего времени профессоров. В начале каждого семестра я собирал все программы своих занятий и отмечал доступность каждого преподавателя. Затем, когда мне нужно было увидеть его, я мог просто сделать этот календарь видимым, чтобы узнать, когда у него/нее есть часы.

Основным преимуществом использования нескольких календарей была возможность их цветового кодирования. Когда я начал использовать Календарь Google, это был способ цветового кодирования; однако сегодня вы можете назначать цвета отдельным событиям.

Однако если вы все же хотите создать несколько календарей, вот инструкция гугла.

Как я использую свой календарь сегодня

Сегодня мои дни гораздо меньше связаны со шведским столом ранее запланированных событий.

Поскольку я веду свой собственный бизнес и не управляю большой командой, большую часть своего времени я трачу на творческую работу — написание, запись и редактирование видео и подкастов и т. д. Я могу заниматься этим, когда захочу, пока у меня есть время. их делать вовремя каждую неделю.

По этой причине мой календарь в последнее время стал намного реже:

Календарь - Сегодня

Тем не менее, я все еще проверяю его каждый день. Поскольку мои дни полны длинных отрезков неструктурированного времени, мне было бы очень легко проснуться, предположить, что у меня ничего не запланировано, и погрузиться в редактирование видео на шесть часов — только чтобы позже понять, что я пропустил встречу. .

По этой причине одной из первых задач моей утренней рутины является проверка календаря. Убедившись, что это происходит каждое утро, я не сталкиваюсь с какими-либо сюрпризами.

По большей части типы событий, которые происходят в моем календаре в эти дни, попадают в одну из четырех категорий:

  • Запись подкастов. Запись эпизодов с моим соведущим Мартином, а также время от времени участие в чужих подкастах.
  • Встречи — либо в кафе, либо онлайн.
  • Путешествия. Сейчас я обычно бываю за городом по крайней мере раз в месяц, так что даже большие поездки могут затеряться в куче мыслей в моей голове. Когда я путешествую, я создаю в календаре события на весь день, которые сообщают мне, где я буду, — я не блокирую временные интервалы. К счастью, большинство авиакомпаний также автоматически вносят время моих рейсов в мой календарь.
  • Упражнения. Мои занятия йогой проходят в определенное время каждую неделю, а занятия фигурным катанием ограничены 1-2 часами в день, когда для них открыт каток. Так что я должен запланировать эти вещи; так как я немного завершитель, я просто планирую свои тренировки.

Приложения для расширения вашего календаря

Прежде чем я закончу эту статью, я хочу рассказать о некоторых дополнительных инструментах, которые могут помочь улучшить Календарь Google (или любой другой календарь, который вы используете).

Начнем с инструментов для улучшения использования календаря на телефоне. Чтобы быть уверенным, ваш телефон, вероятно, поставляется со стандартным приложением календаря — и оно, вероятно, работает нормально.

Как пользователь iPhone, я мог легко использовать Календарь и просто синхронизировать его с моим Календарем Google.

Вместо этого я использую Фантастический. Это приложение стоит пару баксов, но мне оно нравится, потому что:

  • На момент написания этой статьи это единственное приложение, которое действительно хорошо работает с Apple Watch. Он поддерживает Glances, так что я могу легко провести пальцем вверх по циферблату и посмотреть, когда и какая у меня следующая встреча.
  • У него абсолютно блестящая технология обработки естественного языка. Я могу озвучить событие (либо на свой телефон, либо на часы), например «Борцовский поединок с Джоном Синой в Мэдисон-Сквер-Гарден, пятница, 9 вечера», и Fantastical идеально заполняет все детали события, используя то, что я сказал. Это потрясающе.

Фантастический взгляд на Apple Watch

Сказав это, вы также можете использовать Календарь Google приложение, если вы предпочитаете. У него не так много функций, как у Fantastical, но он по-прежнему отлично работает на iOS. А если вы используете Android, Календарь Google уже встроен.

Наконец, давайте поговорим о планировании событий с другими людьми. Раньше в моем списке вещей, которые я предпочел бы не делать, это занимало место после просмотра вашего микстейпа. Зато сейчас легко. Спасибо, технологии!

У вас есть несколько вариантов приложений, которые избавят вас от необходимости воспроизводить тег электронной почты, в том числе:

  • Календарно – Это приложение позволяет дать людям возможность отмечать себя в ячейках для встреч в вашем календаре. Вы можете легко установить время и дни, которые доступны. Это отлично подходит для организации встреч с потенциальными сотрудниками или даже интервью с потенциальными членами команды.
  • Функция Календаря Google «Найти время» – Если все в вашей группе используют Календарь Google, вы можете использовать эту функцию, чтобы выяснить, когда все могут встретиться. Однако, по моему опыту, у большинства студентов не будет заблокирована игра в календаре, как у вас. Поэтому вместо этого я рекомендую…
  • Дудл – Это приложение очень много раз пригодилось во время обучения в колледже. Просто создайте событие, добавьте несколько раз и отправьте всем ссылку. Каждый человек проверяет все время, которое у него есть, и тогда вы можете увидеть время, когда все могут встретиться. Просто и бесплатно.

Дудл

Вот и все! Теперь, когда вы прочитали эту статью, вы превратились в ниндзя по планированию — но не позволяйте мне поймать вас на том, что вы добавляете это в свою биографию в Твиттере. Я найду тебя.

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.