Как написать сопроводительное письмо

В моем последнем посте я написал все о профессиональном общении. Однако одной темой, которую я не затронул, было ужасное сопроводительное письмо. Это было специально. Сопроводительное письмо — настолько распространенная и важная часть процесса подачи заявления о приеме на работу, что оно заслуживает отдельного поста.

И поэтому я предлагаю вам сегодняшнюю статью: как написать сопроводительное письмо.

Я расскажу обо всем, что вам нужно знать, чтобы написать потрясающее сопроводительное письмо или личное заявление для любой работы с частичной занятостью, стажировки или будущей карьеры. Давайте начнем!

Что такое сопроводительное письмо?

Уважаемый господин или госпожа, вы прочтете мою книгу?
Мне потребовались годы, чтобы написать, вы посмотрите?

– The Beatles, «Писатель в мягкой обложке»

В мире электронных писем, текстовых сообщений и Snapchat мы не пишем много писем. Действительно, единственные люди, которым я пишу письма в эти дни, это моя бабушка и члены Конгресса, а также случайные рукописные поздравительные открытки. Так что неудивительно, что написание сопроводительного письма кажется трудным — это не то, что мы часто тренируем.

Так что же такое сопроводительное письмо? В чем смысл? Разве ваше резюме не говорит само за себя? Ну да и нет. Ваше резюме важно, и скоро у нас будет полный пост о его написании. А пока ознакомьтесь с нашим постом о 5 ошибках в резюме, которых следует избегать, и интервью Томаса с директором по найму, который прочитал более 10 000 резюме.

Но хотя хорошо составленное резюме много говорит о вас потенциальному работодателю, оно не может передать следующее:

  • Ваши навыки письма (или их отсутствие)
  • Как вы говорите о себе (это хороший показатель того, как вы будете выглядеть на собеседовании).
  • Кто вы (детали личности помимо «фактов и цифр» вашего резюме)

Сопроводительное письмо позволяет отображать все вышеперечисленное и многое другое. И именно так вы должны думать об этом: сопроводительное письмо — это не скучная рутинная работа, которую нужно «довести до конца». Это возможность показать вашему потенциальному работодателю, что вы больше, чем просто цифра. Потому что вы не будете выделяться только своими хорошими оценками или крутой стажировкой (хотя и это не помешает).

Люди, естественно, нанимают других на основании их квалификации, но они также хотят нанимать людей, которые будут соответствовать культуре их компании и, ну, в общем, интересны. Если вы все сделаете правильно, вы можете передать все это в сопроводительном письме, и ваш потенциальный работодатель будет рад провести с вами собеседование.

человек, делающий записи в интервью

И последнее замечание: на многих работах они просят сопроводительные письма, не называя их так. Я разговаривал с несколькими друзьями, у которых была работа или стажировка, и они просили «личное заявление».

Для целей заявления о приеме на работу личное заявление такое же, как и сопроводительное письмо. На самом деле, рассматривая сопроводительное письмо как личное заявление, вы сможете избежать нескольких распространенных ошибок в сопроводительном письме, которые мы рассмотрим в следующем разделе.

Даже если заявление о приеме на работу просто просит вас отправить электронное письмо с вложенным резюме, то, что вы пишете в теле этого электронного письма, все равно является своего рода «сопроводительным письмом».

Как говорится, любое взаимодействие с потенциальным работодателем — это собеседование. Это в равной степени относится к любому письменному сообщению, даже если это просто электронное письмо.

Так как же все-таки написать сопроводительное письмо? Читай дальше что бы узнать.

Как написать сопроводительное письмо

руки печатают на ноутбуке

Я не могу описать все возможные сценарии сопроводительного письма, но могу дать вам несколько советов, которые применимы независимо от того, на какую работу вы претендуете.

Вот несколько общих принципов написания выигрышного сопроводительного письма:

1. Не резюмируйте свое резюме.

Как я уже говорил (и буду повторять в этой статье), цель сопроводительного письма — показать вашему потенциальному работодателю, что он узнал, прочитав ваше резюме. Заманчиво сделать ваше сопроводительное письмо «буквенной» версией вашего резюме, но не делайте этого. Вы показываете, что вы ленивы и не креативны, а также упускаете шанс продемонстрировать свои писательские навыки и индивидуальность.

Точно так же никогда не используйте фразу «как вы увидите в моем резюме» или «как показано в моем резюме». Это неприятно (человек, очевидно, прочитал ваше резюме) и излишне.

2. Будьте краткими.

Пожалуйста, пожалуйста, пожалуйста, сократите сопроводительное письмо. Смысл заявления о приеме на работу состоит в том, чтобы устроить вам собеседование. Поэтому, чем меньше препятствий вы создадите на пути к собеседованию, тем лучше.

Помните, что менеджер по найму читает не только ваше заявление. Они читают сотни или, в некоторых случаях, другие. Когда вы имеете дело с таким масштабом материала, вы делаете все возможное, чтобы оптимизировать рабочий процесс.

Одна из самых быстрых оптимизаций? Игнорирование (или чтение только части) длинных резюме и сопроводительных писем. Представьте, как бы вы себя чувствовали, если бы вы уже прочитали 500 приложений и нашли одно с сопроводительным письмом на трех страницах. Мой ответ будет либо а) кричать, либо б) может быть, прочитать первую страницу, а затем бросить ее в кучу «нет».

Ваше сопроводительное письмо должно состоять из трех абзацев и не более одной страницы. Не делайте это длиннее или сложнее, чем должно быть. Какой бы увлекательной ни была ваша жизнь, если вы только что закончили колледж, у вас недостаточно материала, чтобы оправдать многостраничное сопроводительное письмо или резюме.

Кроме того, краткость демонстрирует вашу способность сжимать большое количество информации в легко усваиваемой форме, что является ценным навыком для любого сотрудника.

3. Если возможно, укажите имя менеджера по найму.

Вы не всегда будете знать, кто будет читать ваше приложение. Но если вы можете найти имя менеджера по найму или другого лица, которое будет рассматривать его, включите его в приветствие письма (часть «ИМЯ УВАЖАЕМОГО ЛИЦА» в начале).

Это приятный штрих, который показывает, что вы можете проводить исследования и быть представительным. Как сказал Дейл Карнеги: «Помните, что имя человека является для него самым приятным и самым важным звуком на любом языке».

4. Поставьте свою подпись в конце.

авторучка в блокноте

В том маловероятном случае, если вы отправляете сопроводительное письмо по почте, вы можете подписать его ручкой. Однако более вероятно, что вы будете представлять его в электронном виде. В этом случае включите цифровую копию своей подписи.

Это небольшой штрих, но он показывает профессионализм и внимание к деталям. Ознакомьтесь с этим руководством от How to Geek на как добавить цифровую подпись на Mac и ПК.

5. Используйте соответствующий тон.

Посмотрите, как компания представляет себя в объявлениях о вакансиях и на своем веб-сайте/в социальных сетях. Какие темы выделяются? Испускают ли они модную, юношескую атмосферу? Или более традиционный, надежный?

Я не говорю, что вы должны быть фальшивыми, но вы должны попытаться отразить общее «отношение» компании в своем сопроводительном письме. Это показывает менеджеру по найму (пусть даже на подсознательном уровне), что вы «понимаете», чем занимается компания.

Например, взгляните на страницу «О нас» для приложения для рабочего чата Slack:

Slack приложение о странице

На этой странице показано, что Slack помогает компаниям добиваться цели, но при этом остается причудливым и креативным (просто посмотрите на иллюстрацию под текстом). Они подчеркивают свою широкую пользовательскую базу и быстрый рост, а также свою приверженность простоте и производительности.

Поэтому, если вы подаете заявку на работу в Slack, было бы разумно показать, как вы можете помочь сохранить это стремление к простоте, а также принять быстрый темп, который исходит от быстрорастущей компании.

Для сравнения, взгляните на страницу «О нас» консалтинговой фирмы McKinsey & Company:

McKinsey and Co о странице

Обратите внимание на непосредственный контраст в дизайне. McKinsey хочет проецировать авторитет и опыт. Они показывают это через статистику внизу страницы, которая подчеркивает их глобальный охват и влияние. Обратите внимание, однако, что они также упоминают, как они продолжали развиваться («73% нашей работы сегодня представляют собой новые возможности по сравнению с 15 годами назад»).

Если бы вы подавали заявку на работу в McKinsey, вы бы написали совершенно другое сопроводительное письмо, чем для работы в Slack. Вы бы адаптировали свое письмо к конкретным обязанностям должности, но вы также хотели бы в целом показать, что вы цените долгую историю McKinsey, но при этом поддерживаете инновации.

6. Проверьте и отредактируйте.

Сначала пропустите письмо через грамматически ловить орфографические и грамматические ошибки. Затем проведите его Хемингуэй чтобы помочь вам подтянуть язык. После этого прочитайте его вслух и исправьте предложения или слова, которые звучат неуклюже, претенциозно или сбивающе с толку.

Наконец, отдайте письмо некоторым доверенным друзьям и наставникам для редактирования. Если в вашей сети есть кто-то, кто уже работает в той же области или на аналогичной работе, то это идеально.

Но если нет, просто найдите кого-нибудь, у кого есть опыт делового письма или чьим навыкам редактирования вы доверяете. Центр карьеры вашего колледжа и центр письма также являются полезными ресурсами в этом процессе.

Что обсудить в сопроводительном письме

почерк на бумаге с чашкой кофе

Итак, теперь, когда у вас есть некоторые общие принципы, что вы на самом деле должны написать в сопроводительном письме? Иногда в объявлении о вакансии содержится конкретное приглашение, на которое вы должны ответить. Если это так, то обязательно используйте это как отправную точку.

Но большинство объявлений о вакансиях не такие четкие, просто вас просят «приложить сопроводительное письмо».

Я думаю, что любое хорошее сопроводительное письмо должно включать в себя следующие элементы:

1. Почему эта работа и компания вас интересуют.

Даже если это не работа вашей мечты, по-видимому, что-то в этой компании заставило вас выбрать их из всех остальных. Включите эту информацию в письмо.

Как я уже говорил, компании хотят нанимать людей, которые соответствуют их культуре. Хороший способ проверить это — посмотреть, понимает ли соискатель, чем занимается компания. Если вы даже не упомянули компанию в своем письме, может показаться, что вы не читали заявление о приеме на работу или не исследовали компанию.

2. Как ваш предыдущий опыт подготовил вас к работе.

Это может быть сложно. Не может быть, чтобы у вас был такой же опыт, который даст вам эта работа. Вместо этого подумайте о том, как вы сталкивались с подобными проблемами на другой работе (или волонтерской работе, или любом другом соответствующем опыте, который у вас есть). Расскажите о них, а затем свяжите их с должностью, на которую вы претендуете.

3. Броское вступительное предложение.

Помните, я говорил, что менеджеры по найму должны читать горы заявлений о приеме на работу? Это становится очень скучным, как вы можете себе представить. Так что, если вы можете написать сопроводительное письмо с броским началом, чтобы «зацепить» человека, читающего его, то вы уже на пути к тому, чтобы сделать его день лучше.

Чтобы получить вдохновение, не читайте другие сопроводительные письма; читать отличные истории или журналистские статьи. Этот список 100 лучших первых строк из романов это хорошее место для начала.

Вам не обязательно иметь сумасшедшую историю, чтобы придумать интригующую первую строчку. Все дело в том, как вы представляете истории, которые у вас есть. Это разница между (скучно и сомнительно) и (это заставляет читателя хотеть узнать больше. Когда был этот день? Что случилось?).

4. Вежливое положительное заключение.

Теперь, когда вы написали превосходное сопроводительное письмо, не испортите его неприятным заключением.

Главное, чего следует избегать в своем заключении, — это самонадеянные заявления, такие как «Жду вашего ответа» или «Заранее благодарю вас». Оба звучат пошло и фальшиво.

Просто кратко резюмируйте то, о чем вы говорили в остальной части письма, и завершите письмо «Спасибо», за которым следует ваше имя и подпись. Это все, что нужно.

Применение на практике

Вот общий план успешного сопроводительного письма:

УВАЖАЕМЫЙ МЕНЕДЖЕР ПО НАЙМУ ИЛИ НАЗВАНИЕ КОМПАНИИ!

Параграф 1: броское вступительное предложение, за которым следует объяснение того, почему эта работа/компания вас интересует.

Параграф 2: Объясните, почему вы подходите для этой работы. Расскажите историю, иллюстрирующую, как вы справлялись с подобными трудностями на предыдущих местах работы/волонтерской работе/стажировках/жизненном опыте.

Пункт 3: Подведите итоги. Резюмируйте то, о чем вы говорили (но не повторяйте слово в слово). Держите его позитивным и коротким.

Спасибо,

ТВОЕ ИМЯ

ВАША ПОДПИСЬ

Вывод

клавиши пишущей машинки крупным планом

Сопроводительные письма не должны быть страшными. Если вы будете следовать принципам, изложенным в этой статье, вы сразу же сядете на собеседование.

Помните: человек находится на другом конце этого заявления о приеме на работу — напишите сопроводительное письмо, которое показывает, что вы тоже человек, и вы будете в пути.

Какие у вас есть вопросы о сопроводительных письмах? Поделитесь ими в комментариях ниже или начните обсуждение в Информация о колледже Сообщество гиков.

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.