Как укротить свою электронную почту и достичь нуля в папке «Входящие»

Ваш почтовый ящик вышел из-под контроля, хотя кажется, что все, что вы делаете, это отвечаете на электронные письма.

Вы не одиноки в этом. Согласно отчет от McKinseyсредний работник умственного труда тратит около 28% рабочей недели на чтение и ответы на электронные письма.

Это абсурдное количество времени, которое можно потратить на то, что вызывает у вас стресс, но в то же время создает мало ценности.

Итак, давайте исправим это. Вот как быстро просмотреть всю вашу электронную почту (также известную как «нулевая папка»), чтобы вы могли потратить свое время на более полезные занятия.

Обработка электронной почты в установленное время каждый день

Сколько раз в день вы проверяете электронную почту? Вероятно, это больше, чем вы думаете. Заманчиво переключаться между почтовым ящиком и любой другой работой, которую вы выполняете. Ведь что, если вы кому-то понадобитесь для срочного задания?

Хотя это замечательная позиция, она разрушит вашу продуктивность. Лучший способ создать осмысленную работу — сосредоточить все свое внимание на одной задаче.

Если вы переключите свое внимание на электронную почту, вашему мозгу потребуется некоторое время, чтобы снова сфокусироваться на том, что вы изначально делали (это называется «стоимость переключения»).

Таким образом, вместо того, чтобы просматривать электронную почту несколько раз в день, выделите одно определенное время в день для обработки всех ваших электронных писем. Таким образом, вы не будете прерывать более продуктивную задачу, чтобы «заглянуть в свой почтовый ящик». Кроме того, вы избежите проволочек с электронной почтой и накопления неотвеченных сообщений.

Примечание. Эта тактика работает, только если вы отключите уведомления по электронной почте. В противном случае ваша электронная почта может помешать более важным задачам.

Если вы не находитесь в положении, когда вам нужна электронная почта для принятия быстрых решений, вы не должны включать для них уведомления. Какой бы важной ни была ваша работа, вряд ли она будет настолько важной.

Архивируйте или удаляйте сообщения, когда закончите с ними

Теперь, когда у вас есть установленное время для обработки электронной почты каждый день, давайте перейдем к приручению этого почтового ящика. Мы начнем с совета, который кажется очевидным, но имеет огромное значение: архивируйте или удаляйте сообщения, когда вы закончите с ними.

Легко относиться к почтовому ящику как к архиву, но именно это приводит к беспорядку в почтовом ящике. Ваш почтовый ящик должен быть для элементов, над которыми вам нужно принять меры. Выполнив действие, удалите или заархивируйте рассматриваемое сообщение.

Безжалостно отказывайтесь от подписки на информационные бюллетени и маркетинговые сообщения

Архивирование и удаление сообщений является ключом к поддержанию чистоты вашего почтового ящика. Но вы также должны предпринять шаги, чтобы уменьшить количество сообщений, которые попадают в ваш почтовый ящик.

Маркетинговые сообщения и информационные бюллетени являются одними из самых больших источников беспорядка в почтовом ящике. Конечно, некоторые из этих сообщений ценны и их стоит сохранить.

Но если вы обнаружите, что постоянно удаляете/архивируете одни и те же сообщения, не читая их, это признак того, что вам следует отказаться от подписки на них.

Если вы действительно хотите сохранить архив определенного информационного бюллетеня, вы можете создать фильтр для его автоматического архивирования. Таким образом, у вас будут копии информационного бюллетеня для справки, но вы избавитесь от беспорядка в почтовом ящике. Если вы не знакомы с фильтрами, мы рассмотрим их в следующем разделе.

Совет для профессионалов: если вы отписались от новостной рассылки, но по-прежнему получаете электронные письма, просто отметьте их как спам, чтобы избежать дальнейших сообщений. Не расстраивайтесь из-за этого; Федеральный закон требует маркетологи, чтобы было легко отписаться.

Не используйте папку «Входящие» в качестве диспетчера задач

Использование папки «Входящие» в качестве архива — это плохо, но использование ее в качестве диспетчера задач — еще хуже. В эту ловушку легко попасть. Вы видите электронное письмо и думаете: «Я должен ответить на это». Однако ответ требует от вас выполнения нескольких других действий, на которые у вас сейчас нет времени. Таким образом, вы откладываете ответ «на потом», и письма без ответа накапливаются.

К счастью, эту проблему легко устранить: используйте список задач. Вот как можно использовать папку «Входящие» электронной почты и список задач вместе:

Убрать мусор

Для начала очистите свой почтовый ящик от всех элементов, которые не требуют действий. Это означает архивирование или удаление.

Иногда люди не могут решить, следует ли им архивировать или удалять сообщения. Чтобы исправить это, у меня есть простое правило. Если я когда-нибудь подумаю, что мне что-то снова понадобится, я заархивирую это.

В современных почтовых программах так много памяти, что вряд ли я когда-нибудь заполню архив. И если я это сделаю по какой-то причине, я могу очистить это позже.

Примите меры к быстрым задачам

После того, как вы заархивировали или удалили все электронные письма, не требующие действий, вы можете перейти к обработке следующего типа электронной почты. Это сообщения, над которыми вы можете отреагировать в течение 5 минут или меньше.

Как правило, «принятие мер» будет означать отправку ответа, хотя это может означать выполнение другой быстрой задачи, связанной с электронной почтой.

Так почему бы не добавить эти пункты в свой список задач? Вы могли бы, но обычно вы можете просто выполнить задачу за то время, которое потребуется вам, чтобы добавить ее в свой список дел. Выполняя пункт, вы экономите время в долгосрочной перспективе.

Добавьте более длинные задачи в свой список дел

Даже после удаления сообщений, не требующих действий, и выполнения быстрых задач у вас, вероятно, останется несколько писем, для обработки которых потребуется больше времени или действий.

Это электронные письма, которые вы должны получить из своего почтового ящика и добавить в свой список задач. Что касается добавления элементов электронной почты в список задач, у вас есть несколько вариантов.

Самый простой способ — скопировать электронное письмо непосредственно в вашу программу задач (используя либо строку темы, либо другую соответствующую информацию из электронного письма).

Копирование электронной почты будет работать, но может стать неуклюжим, если вам нужно просмотреть много писем. Кроме того, он может создавать задачи, которые трудно понять, когда вы вернетесь к ним позже. Чтобы избежать этой проблемы, вы можете использовать диспетчер задач, который позволяет превращать электронные письма в задачи.

Большинство основных диспетчеров задач предлагают такую ​​функциональность, часто с расширением для браузера, которое позволяет превратить электронное письмо в задачу всего за несколько кликов. Todoist, например, предлагает Расширение Gmail который помещает кнопку «Добавить в Todoist» вверху каждого письма.

Щелкните значок Todoist в Gmail.

Все, что вам нужно сделать, это нажать эту кнопку, чтобы превратить любое электронное письмо в задачу Todoist:

Добавление электронной почты в Todoist

Кроме того, любые задачи, которые вы создаете таким образом, содержат ссылку на исходное электронное письмо, что позволяет вам просмотреть его позже, когда вы будете предпринимать какие-либо действия.

Какой бы метод вы ни использовали, просто не забудьте сохранить свой почтовый ящик для связи и свой список задач для того, что вам нужно сделать.

Многие руководства по продуктивности работы с электронной почтой акцентируют внимание на важности использования тегов для организации архивных электронных писем. Логика заключается в том, что ваша электронная почта должна быть организована аналогично файловой структуре на вашем компьютере: логической и иерархической.

Однако, по нашему опыту, этот метод является излишним. Обычно вы тратите много времени на создание и управление всеми вашими тегами с небольшой отдачей.

Почему? Потому что большинство почтовых программ стали настолько хороши в поиске сообщений, что теги не имеют значения. Если вам нужно найти сообщение в архиве, просто найдите что-то, связанное с темой или отправителем.

Я рекомендую использовать теги только для очень важных сообщений. Например, у Томаса есть тег для всех электронных писем с квитанциями, которые он получает. Это гарантирует, что он может найти квитанции при ведении бухгалтерского учета каждый месяц.

Если вы получили какое-либо электронное письмо, которое вам нужно найти позже, не стесняйтесь делать для него теги. Но в большинстве других случаев пометка — это излишество.

Создать фильтры

Если вы не знаете о фильтрах электронной почты, то я собираюсь взорвать вам мозг. Все почтовые программы позволяют создавать правила, которые автоматически применяют действия к электронным письмам на основе определенных условий.

Звучит сложно, но на практике это довольно просто. Например, допустим, вы подписаны на кучу информационных бюллетеней. Они приходят в течение недели, но у вас нет времени прочитать их до выходных.

Вы вручную архивируете каждое из этих писем по мере их поступления. Но есть гораздо более эффективный способ: создание фильтра.

Вот как создать фильтр в Gmail:

Щелкните значок «Настройки»:

Нажмите Gmail "Настройки" значок

Затем нажмите там, где написано «Настройки».

Нажмите, где написано "Настройки"

2. Нажмите «Фильтры и заблокированные адреса».

Теперь нажмите на вкладку с надписью «Фильтры и заблокированные адреса».

Нажмите "Фильтры и заблокированные адреса"

3. Нажмите «Создать новый фильтр».

Нажмите кнопку «Создать новый фильтр».

Нажмите "Создать новый фильтр"

4. Выберите параметры фильтра

Теперь пришло время выбрать условия, которые вы будете использовать для фильтрации электронных писем. В Gmail у вас есть следующие возможности:

  • From — Кто отправил вам электронное письмо
  • Кому — адрес электронной почты, на который отправляется электронное письмо.
  • Тема — тема письма.
  • Есть слова — слова, которые включены в электронное письмо.
  • Не имеет — слова, которых нет в электронном письме
  • Размер — размер электронного письма (в МБ, КБ или байтах).
  • Имеет вложение — есть ли в электронном письме вложение?

Наиболее полезными фильтрами, как правило, являются «От» и «Тема», поскольку вы можете использовать их, чтобы быстро определить, кто отправляет электронное письмо и с какой целью. Я не очень часто использую другие фильтры.

В демонстрационных целях предположим, что я хочу фильтровать все электронные письма, приходящие с определенного адреса. Для этого я просто ввожу адрес электронной почты в поле «От»:

Введите адрес электронной почты в "От" поле

Выбрав условия, нажмите «Создать фильтр», чтобы перейти к следующему шагу:

Нажмите "Создать фильтр" кнопка

5. Выберите действие

После того, как вы настроили условия для своего фильтра, вам нужно выбрать что-то, что он будет делать. Вы сделаете это, щелкнув один из вариантов в разделе «Когда придет сообщение, соответствующее этому запросу:»

  • Пропустить папку «Входящие» (архивировать)
  • пометить, как прочитанное
  • Пометить
  • Применить метку:
  • Направить его
  • Удали это
  • Никогда не отправляйте в спам
  • Всегда отмечайте это как важное
  • Никогда не отмечайте это как важное
  • Классифицировать как:
  • Также примените фильтр к x совпадающим разговорам. (Где x — количество разговоров, соответствующих критериям фильтра).

Возвращаясь к нашему примеру с автоматическим архивированием информационных бюллетеней, я выберу «Пропустить папку «Входящие» (Архивировать)»:

Нажмите "Пропустить папку «Входящие» (архивировать)"

Теперь, когда я закончил, осталось нажать «Создать фильтр»:

Нажмите финальный "Создать фильтр" кнопка

Опять же, здесь у вас есть большой контроль, но я обычно чаще всего использую фильтры «Пропустить папку «Входящие»» и «Применить метку:».

«Никогда не отправлять в спам» также может быть полезно, если вы пересылаете электронную почту с другого адреса и хотите убедиться, что электронная почта не застревает в вашем спам-фильтре.

Используйте отдельные адреса электронной почты для входа и переписки

Следующий совет больше касается безопасности, чем производительности, но его важно упомянуть.

Поскольку ваш адрес электронной почты для переписки виден (и, по сути, общедоступен), это уязвимость системы безопасности. Если кто-то получит к нему доступ, он потенциально может отправить запросы на сброс пароля или даже взломать определенные учетные записи.

Чтобы защититься от этой опасности, у вас должен быть отдельный адрес электронной почты, который вы используете для входа в систему. Не используйте этот адрес электронной почты для общения с коллегами, семьей или друзьями; держать в секрете.

Таким образом, если хакер получит ваш адрес электронной почты для переписки, он не сможет использовать его для взлома ваших учетных записей.

Использование отдельного адреса электронной почты для входа также избавляет ваш почтовый ящик от нежелательной почты, связанной с логинами и паролями, освобождая время для более важной электронной почты.

Просто не забудьте сохранить доступ к электронной почте для входа на случай, если вам понадобится сбросить пароли или обновить информацию для входа/платежа.

Пишите четкие электронные письма

Наличие эффективной системы обработки электронной почты значительно сократит время, которое вы проводите в своем почтовом ящике. Тем не менее, то, как вы пишете электронные письма, также может сократить количество времени, которое вы тратите на электронную почту.

Многие сообщения электронной почты существуют только потому, что кто-то не дал четких инструкций или информации с самого начала. Это означает, что в большинстве электронных писем кто-то спрашивает: «Вы можете это прояснить?»

Иногда такие электронные письма неизбежны (я отправила их изрядную долю). Но во многих случаях написание электронных писем с учетом возможных вопросов может избавить всех от множества вопросов.

Поэтому каждый раз, когда вы садитесь писать электронное письмо, спросите себя: «Какие вопросы я могу ожидать?» И прежде чем отправлять электронное письмо, прочтите его и найдите все, что может быть неясно получателю.

Это займет всего минуту или две, но в долгосрочной перспективе может сэкономить вам часы написания электронной почты.

Используйте Inbox Zero

Электронная почта может ощущаться как гидра — на каждое сообщение, на которое вы отвечаете, приходят еще два. Но теперь у вас есть тактика, необходимая для того, чтобы контролировать свой почтовый ящик. Я надеюсь, что вы используете свое новообретенное время для чего-то более продуктивного или приятного.

Конечно, держать под контролем свой почтовый ящик — это лишь часть того, чтобы стать организованным и продуктивным человеком.

Чтобы получить дополнительные советы по организации и повышению производительности, ознакомьтесь с этими руководствами:

Похожие записи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован.