Три хитрости Excel, которые сделают вашу жизнь проще

Есть два типа людей: те, кто любит Excel, и те, кто еще не знаком с ним. Извините, что начинаю так категорично, но я действительно долгое время думал, что электронные таблицы — это самый полезный тип приложений из существующих. И нет, это не аргумент против всего остального: текстовые процессоры, базы данных, программы для редактирования аудио и видео, менеджеры коллекций… список типов программ, которые я считаю сенсационными, очень и очень длинный, но если бы мне пришлось придерживайтесь только одного (плюс веб-браузер, хорошо, я признаю), я думаю, что выбор будет Excel.

Несколько лет назад Сатья Наделла, генеральный директор Microsoft, заявил, что Excel — лучший из когда-либо созданных продуктов Microsoft, что было довольно смелым заявлением, учитывая всю историю компании, но также и довольно явным признаком того значения, которое ему придавалось. что он смог свергнуть Lotus 1-2-3, так же как Word сделал WordPerfect (который, возможно, вы удивитесь, узнав, что он все еще существует и продается Corel), тем самым превращая Microsoft Office в основной (хотя, конечно, не только ) представитель офисных решений.

Excel — это приложение, которое предлагает бесчисленное количество опций, но в то же время быть дружелюбным практически ко всем типам пользователей — задача, с которой оно, как правило, справляется довольно легко. Однако при этом многие функции остаются незнакомыми для многих пользователей, которые прибегают к альтернативным, менее практичным средствам достижения результатов, которые в действительности гораздо более достижимы.

Если вы профессиональный пользователь Excel, скорее всего, вы уже знакомы с некоторыми или со всеми из них, но если нет, я надеюсь, вы обнаружите, что среди этих трех приемов Excel они на самом деле являются лишь частью общего числа. функций, с которыми имеет значение то, что и для Сатьи Наделлы, и для меня является лучшим продуктом Microsoft на сегодняшний день.

Получить таблицы из Интернета

Относительно распространенной операцией при работе с Excel является перенос данных из таблицы, опубликованной в Интернете, в рабочую книгу. Самый распространенный вариант, если он небольшой, — расшифровать значения вручную. Однако, как только его размер увеличивается, наиболее распространенным, который встречается почти всегда, является копирование (Control + C) таблицы в исходном веб-сайте, а затем вставка ее в Excel (Control + V), хотя на многих в случаях, когда данные плохо сохраняются, некоторые могут быть потеряны и т. д., что требует тщательной проверки и последующего ручного редактирования.

Хорошей новостью является то, что в Excel действительно есть инструмент для импорта данных из Интернета, с помощью которого вы можете выполнять эти операции намного проще. Давайте посмотрим на это на примере:

Представьте, что вам нужен документ Excel с таблицами элементов периодической таблицы. Поиск в Интернете приводит вас к Википедии, которая, как и следовало ожидать, есть такая информация (вы можете найти таблицы, сгруппированные по их естественному состоянию внизу статьи).

Что ж, скопируйте URL-адрес страницы с таблицей, которую вы хотите взять в Excel, затем перейдите в приложение и, попав в целевую таблицу, выберите «Данные» в верхнем меню, а затем нажмите «Из Интернета». , чтобы открылось новое диалоговое окно, обозначенное как «Из Интернета».

В поле в его центральной части вставьте URL-адрес страницы источника данных и нажмите кнопку «ОК». Далее, если вы впервые получаете данные из этого источника, мастер спросит вас, какой тип доступа вы хотите использовать. Поскольку речь идет об общедоступном веб-сайте, вы можете оставить его в режиме по умолчанию, анонимным и продолжить. Затем Excel начнет анализировать выбранную вами веб-страницу и, когда закончит, покажет вам такое окно:

Как видите, все таблицы, найденные на этой странице, отображаются слева, и если вы выберете любую из них, ее предварительный просмотр будет отображаться справа:

Как видите, в списке таблиц в Интернете отображается селектор, в котором вы можете указать, хотите ли вы импортировать более одной таблицы. Если это так, отметьте его, и таким образом вы сможете выбрать все, что хотите.

Если вы хотите внести изменения в способ импорта данных, нажмите кнопку «Преобразовать данные», чтобы открыть редактор, в котором вы можете определить эти изменения. Но если вы не хотите применять изменения, если вы хотите перенести их из Интернета в Excel как есть, просто нажмите кнопку «Загрузить» и вуаля! набор инструментов, которые предложат вам несколько функций, связанных с указанным импортом:

Установить столбцы или строки

Excel позволяет работать с большими, очень большими, причудливо большими и нечеловечески большими таблицами. И как правило любая уважающая себя таблица имеет заголовки в верхней строке и записи, которые определены в первой колонке и развернуты в следующих. Проблема в том, что, как правило, представление Excel не предполагает, что первая строка или первый столбец всегда должны оставаться видимыми. А это во многих случаях означает, что мы постоянно прокручиваем таблицы влево и вверх, чтобы убедиться, что мы редактируем правильную ячейку. Неправильный.

Допустим, вы работаете с таблицей, подобной этой (не волнуйтесь, данные, показанные в ней, ненастоящие, они были сгенерированы случайным образом в Генерировать данные):

К тому времени, когда вы начнете прокручивать вниз к нижним записям, заголовки, указывающие, какой тип данных отображается в каждом столбце, больше не будут видны. И если вы прокрутите вправо, вы увидите больше данных для каждой записи, но вы упустите из виду имя, которое позволяет вам определить, какому человеку соответствуют эти данные:

Чтобы решить эту проблему, вам просто нужно перейти в верхнем меню в раздел «Данные» и, когда отобразятся его параметры, нажать «Заморозить», чтобы отобразилось меню.

Как вы уже поняли, вам нужно будет выбрать только вторую или третью запись того же самого, в зависимости от того, что вы хотите отображать постоянно (вы можете выбрать только один из двух), и, таким образом, вы будете возможность перемещаться по всему листу, не теряя из виду заголовки или данные в первом столбце.

А что произойдет, если вы не хотите выбирать между строкой или столбцом, но всегда оставляете оба видимыми? Не волнуйтесь, есть и решение. Вместо использования функции замораживания вы увидите, что в том же функциональном поле есть также «Разделить». Нажмите на нее, и в этот момент вы увидите, как представление листа разделено на четыре части:

Затем поместите указатель мыши прямо на разделительную линию четырех квадрантов, чтобы она выглядела как курсор с четырьмя точками, щелкните и перетащите, пока разделение не станет таким:

Затем нажмите на любую из ячеек в центральном квадранте, и вы сможете перемещаться по всему листу, не теряя из виду первую строку или первый столбец документа.

Изменить данные оси

Иногда, когда мы начинаем оформлять таблицу в Excel или добавлять данные, мы не до конца понимаем ее организацию, то есть то, как мы хотим ее организовать по горизонтали и по вертикали. Это приводит к тому, что, если мы не принимаем во внимание эволюцию, которую может иметь указанный документ по мере его роста, в определенный момент мы видим, что ошибаемся. Давайте посмотрим на это на примере.

Представьте, что вы президент своего сообщества (мне вас в таком случае уже жалко) и что вы создаете документ для отслеживания оплаты жителей сообщества. Поначалу вам кажется, что практичнее всего дома поставить в первую колонку, а платежи (или их отсутствие) вписать в следующие. Окончательный результат будет примерно таким:

В таком виде это выглядит хорошо… проблема в том, что с течением времени и добавлением новых месяцев результат будет намного хуже, верно?

Нет, не начинайте думать о копировании данных на новый лист с правильной ориентацией, это был бы довольно трудоемкий процесс, в котором относительно легко сделать ошибки. Не волнуйтесь, в Excel есть специальная функция для передачи данных. Чтобы использовать его, выберите все данные, ориентацию которых вы хотите изменить, и нажмите Control + C, чтобы скопировать их в буфер обмена Windows.

Далее поместите указатель мыши в то место, куда вы хотите их вставить (в левый верхний угол диапазона ячеек для этой цели) и с новой ориентацией щелкните по указанной ячейке правой кнопкой мыши, нажмите на запись «Специальная вставка» из контекстного меню и в появившемся окне