Создайте свою первую базу данных с помощью Microsoft Access: первые шаги

Access — это, на мой взгляд, гадкий утенок Microsoft Office. И дело в том, что по сравнению с популярностью Word, Excel и PowerPoint, приложений, которые широко используются в повседневной жизни большого числа людей и используются как в профессиональных, так и в личных целях, Access используется гораздо меньше и, по far, «основное» приложение пакета Office, наименее привлекающее пользователей. И с большой разницей.

У этого есть несколько причин для того, чтобы быть, конечно. Во-первых, концепция базы данных для многих людей является чем-то гораздо более расплывчатым, чем текстовый документ, электронная таблица или презентация. В результате найти применение в нашей повседневной жизни для базы данных труднее, чем для других упомянутых типов файлов. И, конечно же, к этому мы должны добавить, что действительно у базы данных не так много применений, как у текстового документа или электронной таблицы.

Но, помимо вышесказанного, есть момент, который я всегда понимал, который играет против Access, а именно то, что создание базы данных — более сложный процесс, чем редактирование текста или каких-то слайдов в презентации. Когда мы открываем Word, Excel или PowerPoint, нам сразу показывают пустой документ, в котором мы можем начать работу, добавляя содержимое. Или мы также можем выбрать шаблон, который адаптирует документ к нашим потребностям, но в любом случае мы можем сразу начать добавлять контент.

Это, в конце концов, приводит к тому, что многие пользователи обращаются к другим приложениям для управления данными. Наиболее ярким и распространенным примером этого является электронная таблица, хорошее решение, когда мы говорим о простых наборах данных, но которое может быстро стать перегруженным, если наши потребности возрастут.

С Microsoft Access дело обстоит иначе. Это правда, что в течение некоторого времени он также включает шаблоны, но даже если мы выберем один из них, вполне вероятно, что нам придется внести некоторые изменения, прежде чем начать добавлять записи. И еще один вопрос: что такое запись, таблица, запрос? База данных несколько сложнее текстового документа и поэтому требует структуры и определенных элементов.

Поэтому ключевым элементом перед началом использования Microsoft Access является понимание определенных концепций. Не волнуйтесь, мы начнем только с самых простых, а другие разработаем позже, по мере необходимости.

• База данных: возможно, это лучше понять, если мы говорим о хранилище данных или контейнере. В нашем случае, то есть чтобы научиться пользоваться Microsoft Access, эти данные всегда будут структурированы (то есть для их хранения они должны соответствовать определенной структуре, которую мы должны определить сами). В одной и той же базе данных может быть (и обычно есть) более одного «контейнера», в котором хранится тип данных с определенной структурой. Для этого примера давайте подумаем о базе данных с именем Sales.
• Таблица: Ссылаясь на вышеизложенное, что база данных может иметь несколько «контейнеров», таблица является одним из таких контейнеров, то есть записью данных определенного типа и, следовательно, имеет свою собственную структуру. Продолжая приведенный выше пример, эта база данных может состоять из таблиц «Клиенты», «Продавцы», «Продукты» и «Заказы».
• Поле: каждый из типов информации, которая хранится в таблице. Например, в случае таблицы «Клиенты» поля могут быть «Имя», «Телефон», «Электронная почта» и т. д.
• Запись: каждый из наборов данных, сохраненных в таблице. Мы продолжаем предыдущий пример, и в этом случае запись будет «Cerámicas Paco,999101010,correo@servidor.es».

С этими четырьмя более или менее ясными концепциями (не волнуйтесь, практика наверняка рассеет любые ваши сомнения по этому поводу) вы готовы создать свою первую базу данных. Как указано в заголовке, это первая часть, поэтому мы начнем с самого простого, но, как мы увидим позже, мы можем сделать нашу базу данных более сложной и, следовательно, намного более эффективной и полезной.

Первая база данных и первая таблица Access

Поскольку мы использовали пример базы данных для отслеживания продаж, мы сохраним ее для развития этого контакта. Но не позволяйте этому отбросить вас назад, потому что цель состоит в том, чтобы понять структуру и возможности базы данных, чтобы впоследствии иметь возможность применять ее для ваших конкретных нужд. С другой стороны, мы собираемся использовать Microsoft Access 365, поэтому, если вы будете использовать другую версию, возможно, внешний вид некоторых элементов интерфейса будет другим. Выяснил это, давайте к этому.

Мы начнем, конечно, с открытия Microsoft Office и в появившемся диалоговом окне мы нажмем «Пустая база данных». Затем появится новый диалог, в котором нас спросят имя базы данных (то есть файла, который будет сохранен на жестком диске) и папки. Выберите обе точки и нажмите кнопку «Создать». В это время вы увидите что-то похожее на это:

Теперь пришло время приступить к определению структуры первой из таблиц в нашей базе данных. Это можно сделать из двух разных интерфейсов, один из которых отображается по умолчанию, а другой представляет собой представление дизайна. Конечно, есть предпочтения на любой вкус. Некоторые предпочитают тот, который показывается по умолчанию, потому что он чем-то напоминает Excel (недаром он называется Datasheet View) и потому что есть возможность начать добавлять записи напрямую. Однако я предпочитаю и рекомендую представление «Дизайн», так как оно дает нам больший контроль над свойствами полей, составляющих таблицу. И, следовательно, это режим, который мы увидим.

Итак, чтобы изменить режимы, сначала нажмите на X во вкладке, где отображается даташит, а затем на кнопку «Разметка таблицы»:

Таким образом, вы начнете проектировать Table1 (не волнуйтесь, мы скоро изменим название) в режиме разработки, простите за избыточность:

Наверняка вы уже догадались, увидев его внешний вид, что каждая строка в центральной части окна позволит нам определить свойства полей, которые составят таблицу, в которую, в дальнейшем, мы начнем добавлять записи. В левом столбце мы поместим имя поля, в центральном выберем тип данных (это очень интересно, как вы скоро увидите), а в правом мы можем добавить описание, которое делает нам легче определить тип контента, который следует добавить к нему.

Важно: прежде чем я продолжу, я должен упомянуть очень и очень важный момент о базах данных или, точнее, о таблицах, из которых состоят базы данных. То, что я собираюсь рассказать вам дальше, не является особенностью Excel, это общий знаменатель приложений этого типа. Мы уже говорили, что таблица определяется полями и в ней хранятся записи, верно? Что ж, каждая запись должна иметь элемент, который идентифицирует ее уникальным и безошибочным образом в таблице. Самым простым и практичным для этой цели является использование типа «Автонумерация», который будет автоматически добавлять уникальный номер к каждой записи со свойствами, которые мы увидим ниже.

Мы начнем с создания этого поля, которое помогает однозначно идентифицировать каждую запись, которую мы будем сохранять в таблице. В разделе «Имя поля» первой строки мы напишем имя, с которым мы хотим его идентифицировать, например «Ключ», «Идентификатор» или что угодно.

Затем мы нажмем на раздел «Тип данных» той же строки и в отобразившемся списке выберем «Автонумерация». Затем мы увидим изменение содержимого в нижней части окна, что позволит нам настроить определенные свойства поля. Затем мы модифицируем необходимые разделы, чтобы его конфигурация была следующей:

Скорее всего, вам нужно будет только переключить «Индексировано», чтобы выбрать «Да (без дубликатов)», так как остальные должны отображаться по умолчанию с этими настройками. Тем не менее, проверьте это, чтобы подтвердить.

Добавьте описание, если хотите, и, да, вы должны указать Excel, что поле, которое вы разрабатываете, является полем первичного ключа (именно так элемент, идентифицирующий каждую запись в таблице, называется в Access). Для этого щелкните правой кнопкой мыши любую точку в строке, в которой вы его определяете, и в появившемся меню выберите «Основной ключ». В конце этого процесса у вас должно получиться что-то вроде этого (обратите внимание на значок гаечного ключа, показанный слева):

Остальная часть процесса, как вы, возможно, уже представили, состоит из определения полей, которые будут составлять таблицу по той же формуле. Воспользуйтесь преимуществом этой части процесса, чтобы просмотреть доступные типы данных и свойства каждого из них. Как видите, Access позволяет с большой точностью настроить, что будет сохранено в каждом из них. Отправной точкой может быть это

но если вы создали что-то другое, не беспокойтесь, я уверен, что стоит продолжить объяснения, и я также думаю, что это сенсационно, что вы взяли на себя инициативу.

Готово (не беспокойтесь, если позже вы обнаружите, что что-то забыли, вы снова сможете получить доступ к этому макету)? Так что нажмите сейчас на

В появившемся сообщении «Сначала вы должны сохранить таблицу» нажмите «Да» и в новом диалоговом окне напишите имя, которое вы хотите, чтобы таблица имела, которое в этом случае будет «клиенты». Примите и, как видите, вы вернетесь к представлению таблицы данных, только на этот раз у вас уже будет определена структура таблицы.

При желании вы можете начать добавлять записи прямо из этого представления, как в Excel. Однако, если вы хотите что-то более сложное, вы найдете это в следующем разделе.

Создание форм в Microsoft Access

Наверняка за свою жизнь вы сталкивались с сотнями, если не тысячами форм сбора данных. В любом случае, были ли они формой вашего собственного творения? Это довольно редко, верно? Что ж, с помощью Microsoft Access вы можете управлять записями таблицы из формы, предназначенной для ее измерения. И что еще лучше, создавать их настолько просто, что вы наверняка будете удивлены.

На самом деле есть два варианта создания форм. Первый — использовать мастер, который почти все сделает сам, второй — использовать конструктор форм. В этой первой части мы увидим мастер, но если вы хотите использовать конструктор, не волнуйтесь, мы увидим его в следующей части.

Выбрав таблицу на панели, отображаемой в левой части окна Access, выберите раздел «Создать», а затем нажмите

Представление дизайна формы, созданной из только что созданной таблицы, будет отображаться автоматически, например:

С первого взгляда можно сделать вывод, что для каждого поля в таблице создана метка с его названием и текстовое поле, которое мы будем использовать для ввода данных, а также для их изменения при необходимости (например, если мы обнаружим, что допустили ошибку).

При желании вы можете изменить дизайн формы, либо изменив размер и/или положение элементов, добавив заголовок, возможно, изображение… короче, все, что вы хотите. Учтите, что при выборе любого из элементов формы, если нажать на кнопку

будет отображен более чем обширный раздел, который даст вам доступ ко всем свойствам указанного элемента:

На этом этапе при редактировании формы я советую посвятить себя тестированию, перемещению, корректировке, модификации, редактированию свойств или, по крайней мере, их просмотру… не бойтесь что-то сломать. Имейте в виду, что в худшем случае, если вы в конечном итоге удалите все, все, что вам нужно сделать, это закрыть его, не сохраняя, вернуться к началу того, что объясняется в этом разделе, и сразу же у вас будет первоначальная версия. формы снова, готовой к использованию. что вы отредактируете ее

В моем случае я пока сделал только некоторые базовые корректировки: включил изображение, заголовок и изменил размер, расположение и тип элемента, в котором отображается поле Id. Потому что, помните, мы сказали, что это поле типа Автонумерация, то есть каждый раз, когда мы создаем новую запись, оно будет заполняться автоматически. Другой вариант — это напрямую удалить его с формы, так как его присутствие в ней не обязательно. Результат был следующим:

Когда вы закончите с дизайном, нажмите кнопку

и, таким образом, вы можете начать использовать форму для добавления записей в таблицу.

Чтобы перемещаться по разным записям одного и того же, вы можете использовать элементы управления, показанные внизу.

При желании, когда вы уже добавили какие-то записи, вы можете вернуться к табличному представлению таблицы, чтобы убедиться, что действительно данные, которые вы добавляете в форму, сразу включаются в таблицу:

создать отчет

Очень хорошо, потому что у нас уже есть база данных, в ней таблица клиентов и несколько записей в ней. Теперь предположим, что мы хотим получить обновленный список всех наших клиентов, что-то относительно обычное, верно? Конечно, мы могли бы сделать скриншот представления таблицы данных, но в этом смысле мы также могли бы несколько раз ударить по двум камням, чтобы попытаться разжечь огонь. Для этого (чтобы попасть в листинг, а не зажечь огонь) у нас есть отчеты.

Как и при создании формы, с таблицей, выбранной на панели, показанной в левой части окна Access, выберите раздел «Создать», но на этот раз нажмите

Отчет будет автоматически сгенерирован со всеми записями, которые в настоящее время есть в таблице, и, если вы хотите распечатать его, пунктирная вертикальная линия будет указывать ширину страницы.

Итак, теперь вам придется играть с размером и распределением элементов, а также с их свойствами, точно так же, как вы это делали при дизайне формы, пока не настроите его по своему усмотрению:

Закончив редактирование, нажмите кнопку

и вы сможете увидеть результат, готовый к печати, созданию PDF или чего угодно:

Теперь вы можете сохранить и закрыть отчет. Имейте в виду, конечно, что если вы добавите новые записи в таблицу, то при следующем открытии отчета они также будут отображаться в отчете, так как отчет динамически формируется из данных в таблице каждый раз, когда мы ее открываем . . .

И до сих пор эта первая часть контакта с Microsoft Access. Как вы уже видели, зверь не так свиреп, как его малюют. Это правда, что у него не самый дружелюбный интерфейс в мире, но после небольшой практики вы сможете комфортно перемещаться по нему. И в этот момент мы предпримем несколько шагов, чтобы углубиться в то, что вы можете делать с базой данных. Вот увидишь, тебе понравится.